Como Priorizar as Tarefas usando a Matriz Eisenhower

No meu dia a dia eu tenho diversas tarefas para fazer. Saber identificar o que fazer e quando, é extremamente importante para que o meu dia seja produtivo. Para poder definir o que devo fazer com as minhas tarefas eu costumo usar a Matriz de Eisenhower.

Neste artigo eu irei te mostrar como você deve usar a Matriz de Eisenhower para poder definir o que você deve fazer com as tarefas que você se depara no seu dia a dia. Espero que o conteúdo deste artigo seja tão útil para você quanto é para mim.

Veja abaixo todos os detalhes sobre a Matriz de Eisenhower.

A imagem acima representa a Matriz de Eisenhower. Ela pode parecer complicada a primeira vista, mas você verá que no decorrer deste artigo ela se tornará bem simples.

Basicamente podemos classificar as tarefas do dia a dia em quatro tipos: tarefas importantes, tarefas urgentes, tarefas não urgentes e tarefas não importantes. Os quatro tipos de tarefas estão representados na imagem acima e estão pintados na cor verde claro.

Para que você possa entender melhor como a matriz funciona eu resolvi te mostrar a definição de cada tipo de tarefa que eu citei anteriormente.

Tarefas Importantes

As tarefas importantes deve está no topo de sua lista de tarefas. Elas não são importantes atoa. Geralmente este tipo de tarefa leva bastante tempo para ser realizada e quando são concluídas geram um grande impacto em sua vida. Portanto sempre comece o seu dia realizando a tarefa mais importante.

Tarefas Urgentes

As tarefas urgentes devem ser realizadas imediatamente ou o quanto antes. Geralmente este tipo de tarefa não era urgente, mas foi deixada de lado ou foi esquecida, então ela se tornou urgente. Ela poderia ter sido feita antes, mas por algum motivo terminou não sendo realizada antes. Portanto quando você tiver uma tarefa urgente em mãos faça o quanto antes ou delegue para que alguém possa fazer por você.

Tarefas não Importantes

As tarefas não importantes geralmente são consideradas tarefas que você deve descartar do seu dia a dia. Elas são tarefas que só te faz perder tempo e não trás nenhum resultado. Mas cuidado, essas tarefas também podem ser realizadas em um momento de descanso. Portanto elimine o que não trás resultado e deixe as que podem trazer um resultado mesmo que subjetivo para você.

Tarefas não Urgentes

As tarefas não urgentes possui bastante tempo para ser realizada. É preciso ter cuidado para que esta tarefa não se torne urgente. Por não ter uma urgência para começar a fazer, esta tarefa pode ser realizada a qualquer momento. Aí está o perigo. Recomendo que você crie o hábito de produzi as tarefas enquanto elas não são urgentes. Quando chegar o dia da entrega da tarefa ela já estará pronta. Mas tome cuidado para não fazer esta tarefa no lugar de uma tarefa que é urgente ou importante.

Formação dos Quadrantes

A partir do cruzamento entre os tipos de tarefas que compõe a Matriz Eisenhower surgem os quadrantes. Eles são responsáveis por definir o que podemos fazer com as tarefas que nos deparamos no dia a dia.

Na imagem que representa a Matriz, você verá que os quadrantes estão pintados de azul claro e o que você deve fazer em cada um deles está pintado de roxo.

Veja abaixo cada cruzamento e o resultado gerado por cada um deles.

No quadrante 1 ficarão somente as tarefas que são importantes, mas não são urgentes. As tarefas que compõe este quadrante deve ser agendadas para serem realizadas em um dia ou em um horário específico. Geralmente as tarefas deste quadrante precisam passar por um planejamento para que as tarefas possam ser realizadas.

No quadrante 2 ficarão somente as tarefas que são importantes e urgentes. As tarefas que compõe este quadrante deve ser realizadas imediatamente ou o quanto antes. Geralmente as tarefas que compõe este quadrante são pontuais e podem ser realizadas rapidamente.

No quadrante 3 ficarão somente as tarefas que não são importantes e não são urgentes. As tarefas que compõe este quadrante deve ser eliminadas ou realizadas quando você estiver descansando. Geralmente estas tarefas não trazem um resultado claro, por isso é importante ter pouquíssimas tarefas neste quadrante.

No quadrante 4 ficarão somente as tarefas que são urgentes, mas não são importantes. As tarefas que compõe este quadrante deve ser delegada para que alguém possa fazer. Geralmente estas tarefas precisam ter um acompanhamento para que a tarefa seja realizada como você deseja. Não é porque você delegou uma tarefa que ela será realizada sem o seu acompanhamento.

Exemplos Práticos para cada Quadrante

Para que você possa usar a matriz da melhor forma, eu resolvi te mostrar alguns exemplos de tarefas que pode haver em cada quadrante. Na imagem referente a matriz os exemplos estão pintados na cor branca.

Veja abaixo alguns exemplos que eu selecionei para cada quadrante.

No quadrante 1 você pode ter: planejamento, prevenção, renovação, reciclagem e manutenção.

No quadrante 2 você pode ter: listar todas as suas tarefas, imprevistos, tarefas com prazo curto e reuniões importantes.

No quadrante 3 você pode ter: redes sociais, assisti Tv e séries, reuniões desnecessárias e deslocamentos.

No quadrante 4 você pode ter: telefonemas, enviar e-mails, criar relatórios e fazer pesquisa.

Caso você queira ser mais produtivo no seu dia a dia, recomendo que conheça os meus materiais e os meus cursos.

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Você costuma usar a Matriz Eisenhower em seu dia a dia? Deixe sua opinião nos comentários.

Até a próxima.